Es sabido que efectuar un evento presencial aparte de ser engorroso es muy costoso, por lo cual quizá se dejan de realizar más de estos. Y es precisamente de esto que hablaremos hoy, de cómo podemos evitar costos tan elevados, teniendo en cuenta claro está, que el evento debe ser exitoso.
Existen algunas opciones que pueden auxiliarnos en estos problemas que aparte de favorecernos en la parte monetaria, nos trae algunos otros beneficios. Podemos decir entonces que los provechos económicos son:
El refrigerio, el desayuno, almuerzo, incluso cena …. No deben faltar, si son eventos que superen las 6 horas y esto normalmente cuando las sobrepasa no es algo económico, pues ante todo debe ser bien presentado, de gusto de todos los asistentes y si hay posibilidad de ofrecer otras opciones, mucho mejor. Entonces cuando una empresa de catering nos ofrece sus servicios, trata de brindarnos un menú en donde todas estas necesidades sean de nuestro agrado, pero normalmente nuestro presupuesto se ve bastante afectado y a la hora de brindarlo al público mucho de este se pierde, en España por ejemplo entre un 20% y un 50% del catering termina en la basura según Equoevento España. Una buena estrategia para ahorrar dinero es confirmar días antes la asistencia, con ello tenemos una cantidad más segura de participación. Hay opciones tecnológicas que también pueden ayudarnos, en donde el receptor puede estar tranquilamente desde la oficina o mejor aún desde su casa observando la transmisión en vivo y satisfaciendo el mismo, sus gustos alimenticios.
Acá el factor climático es muy importante, pues un ventarrón, lluvia o calor afectará de una forma muy brusca el evento, ya que lo más lógico que hay que hacer es cambiar de lugar o modificar las condiciones (poner carpas, buscar ventilación y no terminar en un lugar cerrado) con repercusiones como espacio muy amplio en donde se pierde la voz , no hay preparación técnica para el sonido o lo visual o si el espacio es muy pequeño puede generar incomodidades y/o calor provocando posiblemente que algunos deserten y se vayan. Confirmar con antelación a través de correos y/o llamadas la asistencia de los invitados, nos dará más certeza de que el espacio que tenemos planeado es el apropiado, o si es mejor hacer un cambio, pero para ello esta confirmación debe hacerse con buen tiempo. No olvides nunca tener un plan B que siempre nos salvará en el momento más oportuno.
Tal vez la necesidad en la que buscamos más reducción de costos, pues cualquier inconveniente repercute en el gasto económico. Todo lo que nos implique la realización de un evento toma su tiempo y no poco. Es muy importante hacer una buena planeación, cronograma y asignación de tareas al personal logístico. Más importante aún es dar cumplimiento a estas, si no se hace, la pérdida de tiempo será demasiada, provocando retrasos, problemas y muchos inconvenientes. Las visitas técnicas son infalibles (sonido, iluminación, audiovisuales, silleteria, ornamentos, incluso el catering para organización de su espacio). Existen detalles que nos puede llevar más tiempo de lo deseado como puede ser la inscripción en eventos académicos o empresariales, para ello el uso de plataformas digitales brinda una oportunidad ágil y que además de todo puede recolectar información importante para la empresa para un uso posterior.
Adicional, debemos de contar con el tiempo de nuestros asistentes, que tengan el espacio en sus complejas agendas para dedicarle tiempo a un evento que resultan, en la mayoría de los casos, más sociales que empresariales. Este detalle nos lleva muchas veces a aplazar el evento o a buscar nuevas soluciones.
Al reducir catering, se aminora los costos en un porcentaje alto, algunos estudios aseguran que el catering y el transporte cubre un 60% de los costos en los eventos presenciales. El confirmar la asistencia hace que se ahorre muchísimo dinero no solo en catering sino también en material entregable para el público ( memorias, recordatorios, diplomas, didácticos).
Disminuir esto permite que este dinero sea invertido en otras acciones, por ejemplo publicitarias para posicionar la empresa, inversiones en pauta digital que ayuden a su divulgación, contratación de plataformas virtuales para la transmisión en vivo o porque no, hacer otro evento. Pagar hospedaje a panelistas o conferencistas es muy costoso, porque no solo es hotel, también alimentación y transporte, y por protocolo se deben brindar estos servicios de una forma amplia, es decir de muy buena calidad.
Tenga en cuenta que en la mayoría de los eventos no se está pagando por el equipo técnico, comida, bartenders, silleteria, espacio, y cuando hay algún cobro, se hace normalmente por el contenido o los ponentes y/o artistas, y muy importante para no olvidar, siempre se debe justificar todos los gastos económicos.
Muchos de estos recursos se pueden ahorrar con soluciones más prácticas, si el contenido es el apropiado, la empresa podría contemplar la realización de eventos virtuales en vivo que pueden lograr resultados más significativos con una apuesta de dinero mucho menor y con mayores beneficios. Además de tener otras herramientas tecnológicas (softwares especializados) disponibles en la red para el control y administración de costos. Por ejemplo:
- Posibilidad de llegar a más público: Esta es quizá la más indudable, mediante la tecnología y los artefactos digitales innumerables personas y de todo el planeta pueden observar e incluso participar del evento. Entonces usar la tecnología a su favor para la retransmisión del evento, para aquellos que no pudieron asistir, ya sea por tiempo o porque se encuentran en otra ciudad, es una opción económica e ideal para romper la barrera espacio-temporal.
- Feedback: Este se genera a través de las redes sociales en donde participantes de diferentes lugares pueden interactuar exponiendo dudas o incluso aclarándolas directamente con el speaker del evento virtual. Y lo más importante, se tiene la posibilidad de la viralización del contenido.
- El después: Repetición, algo que es muy necesario, ya sea por gusto o por necesidad de la información, podemos usar este material que puede ser captado mediante nuevas tecnologías para hacer nuevos productos que servirán para nuevos eventos, ideas, estrategias promocionales o incluso como método de enseñanza y/o aprendizaje para nuestros usuarios. También, cabe resaltar que estos tipos de contenidos ayudan a la empresa a convertirse en autoridad del segmento generando credibilidad y confianza en el público.
Si deseas conocer más métodos sobre los eventos presenciales y virtuales puedes descargar nuestro e-book gratis: 7 problemas en la realización de un evento presencial
